Профессиограмма
Офис-менеджер

Сотрудник, обеспечивающий текущую работу организации или ее подразделения с документами, посетителями, различной информацией.

От того, насколько эффективно организовано делопроизводство, во многом зависит результативность работы любой организации. Ведь документы должны быть в порядке, приказы руководства — надлежащим образом оформлены и доведены до исполнителей, поступающая информация — осмыслена и принята к сведению, а посетители — своевременно приняты. Неорганизованность в этой сфере может свести на нет усилия всех других сотрудников.

Поэтому не будет преувеличением сказать, что офис-менеджер — одна из ключевых фигур в любой конторе. Именно он отвечает за делопроизводство, ведение документации. В его обязанности также входит первичный прием посетителей: он беседует с ними, в некоторых случаях сразу решает их вопросы (например, выдает необходимую документацию), если же необходим контакт с начальством — определяет, к кому именно следует обратиться, записывает на прием. Он подготавливает и обслуживает различные совещания, заседания, конференции.

Работает с корреспонденцией: систематизирует поступившие обычные и электронные письма по их степени важности, после чего либо сам готовит ответы на них, либо передает вышестоящему начальству. Принимает факсы, ведет переговоры по телефону. Составляет проекты приказов, постановлений и т. п. При необходимости подбирает информацию по тем или иным вопросам, готовит рефераты, аналитические справки. Конспектирует, протоколирует, стенографирует заседания, ведет картотеку организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры.

Такие работники востребованы во всех более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот. Работа офис-менеджера чаще подразумевает фиксированную продолжительность рабочего дня, однако в некоторых случаях может быть ненормированной и предполагать командировки. Деятельность очень насыщена контактами и подразумевает необходимость работы с большими объемами разнородной информации.

В принципе, жестких требований к образованию профессия не предъявляет, освоить ее можно и на специальных курсах. Однако работодатели чаще всего отдают предпочтение тем, кто имеет высшее образование (важнее даже не специальность, а сам факт его наличия). Важно уметь пользоваться компьютером и другой оргтехникой: факсом, мультимедиа-проектором и т. д., быстро находить и систематизировать информацию. Чаще всего работодатели требуют, чтобы эти специалисты хорошо владели хотя бы одним иностранным языком. Желательны базовые знания в области экономики, юриспруденции, психологии. Могут быть востребованы и специальные знания, касающиеся тех областей, в которых ведет деятельность организация.

Хороший офис-менеджер должен быть человеком общительным, доброжелательным, умеющим ладить с людьми. Важны организованность, четкость, пунктуальность. Полезны на этой работе хорошая оперативная память, способность к концентрации и распределению внимания. Требуются высокий уровень культуры, грамотная устная и письменная речь. Противопоказана эта работа людям, имеющим ярко выраженные дефекты внешности и речи, раздражительным или же чрезмерно замкнутым.

Профессия является весьма востребованной на рынке труда, особенно в крупных городах. Для тех, кто отвечает предъявляемым к этим работникам требованиям (а они, как понятно из всего описанного выше, весьма высоки и разнообразны), трудоустройство проблем не составит. Можно рассчитывать на зарплату, примерно равную среднему уровню доходов в промышленности или даже несколько выше. Однако перспективы карьерного роста для офис-менеджеров незначительны, места своих начальников они вряд ли когда-нибудь займут.


Профессиограммы, похожие на «Офис-менеджер»:
Секретарь

Метки:
офисная работа

 
Добавить новую профессию на сайт Cодействие занятости и трудоустройству Пользовательское соглашение